KUNDCASE

SKÖVDE KOMMUN
C-archive, C-viewer, C-web

Digital bygglovshantering ger ökad kapacitet och servicegrad

Läs mer

 

SKELLEFTEÅ KOMMUN
C-archive, C-viewer, C-web

100% Digital ärendehantering i en av Sveriges största kommuner

Läs mer

 

REGION SKÅNE
C-archive

Framtids- och lagsäkrad patientdata med C-archive

Läs mer

 

LANDSTINGET KRONOBERG
C-archive

100 miljoner journaler tillgängliga via ett knapptryck

Läs mer

AKTUELLT

Ängelholm och Salem Kommun nya kunder till Comprima



Vi hälsar nu både Ängelholms och Salems kommuner välkomna som nya kunder hos Comprima. Bägge använder nu C-Viewer i sin bygglovshantering för att effektivt hantera ritningar och andra dokument, digitalt ankomststämpla och mycket annat. 

Comprima satsar framåt

E-arkiv och digitalisering av de svenska kommunernas bygglovsprocesser är just nu Comprimas huvudfokus, ett område där det just nu händer mycket. Men Comprima är också ett bolag som under lång tid arbetat inom i stort sett alla delar av vad man brukar kalla Enterprise Content Management (ECM), det vill säga allt från skanning, arbetsflöden till elektronisk arkivering. Comprimas produktchef och tekniska guru, Thomas Danielsson, berättar om sina mer än 20 år i branschen hur han ser på framtiden.

-e-tjänster och digital dokumenthantering är fokus idag. I över tjugo år har vi pratat om det papperslösa kontoret men nu händer det faktiskt på riktigt. Och Comprima är med och drar sitt strå till stacken. Som godkänd e-arkivleverantör av både SKL och Riksarkivet och med över 70 kunder är Comprima definitivt en spelare att räkna med på marknaden.   

Thomas har varit med i ECM-branschen sedan 1993 när skanning, imaging och mikrofilm var de tekniska spjutspetsarna. Sedan kom workflow och processtyrning och inte minst de första elektroniska arkiven. Men på den tiden var det dyra leksaker som bara myndigheter, stora banker och försäkringsbolag hade råd att köpa, teknik som idag är väsentligt billigare och tillgängliga för i stort sett alla som behöver den. Thomas fortsätter:

-Kommunernas e-tjänster utvecklas just nu kraftigt och det är många som kontaktar oss nu. Med vår e-arkiv-produkt C-Archive kan vi åstadkomma väsentliga rationaliseringar hos kommunerna i kombination med att bygglovsprocessen digitaliseras. Då behöver varken ritningar eller andra pappersdokument skannas och ankomststämplas utan allt görs istället digitalt. När sedan systemen är på plats kan sedan både medborgare, mäklare och andra intressenter när som helst via kommunens hemsida gå in och söka den information de behöver, istället för att behöva kontakta handläggaren hos kommunen på telefon. Sammantaget sparar detta mycket tid för alla parter och speciellt hos kommunen som kan fokusera på jobbet de skall göra, alltså att godkänna bygglov.

-Mot bakgrund av att Boverket för två år sedan satte en maxgräns för hur lång tid det skall ta för en medborgare att få sitt bygglov godkänt är detta viktigt, fortsätter Thomas. Det får nu inte ta längre tid än tre månader vilket ökar kraven på hanteringen. Och när det samtidigt är svårt att hitta nya medarbetare inom miljö- och bygglov är det så att säga hand i handske att rationalisera och på så sätt kapa onödig tid. Dessutom finns det stora pengar att spara vilket inte gör saken sämre.

-Vi kan ta en mindre svensk kommun som exempel. Att digitalisera cirka 20.000 dokument kostar idag ungefär 200-300.000 kronor. Så inklusive e-arkiv och vår viewer så får man allt man behöver för att kunna arbeta 100% digitalt med bygglov, en investering som betalar sig på bara 1-2 år. Plus en hel del andra positiva bieffekter på kuppen, som 24/7-tillgång där medborgaren när som helst på dygnet kan följa var han befinner sig i sin bygglovsprocess.

-Vad händer framåt hos Comprima?

-Under hösten släpper vi en helt ny produkt som vi kallar för ”medborgarviewer”. Det är en programvara som medborgarna kan ladda ner från kommunens webbsite, mäta och skissa på sina befintliga ritningar och skapa nya skalriktiga ritningar som bifogas till bygglovet. I dag måste 25-50% av alla ritningar kompletteras och med den nya programvaran slipper medborgaren och den kommunala administrationen onödigt extra arbete och handläggningstid. Medborgaren kan också med e-Legitimation logga in och få tillgång till samtliga dokument som hör till sin fastighet”. Comprima arbetar också med digitalisering inom landsting, med exempelvis journalhantering och vi har också hjälpt till med kommunernas digitalisering av skolbetyg. Även inom elektroniska avtal för upphovsrätt är vi med i leken så det finns ett antal områden som vi kan tänka oss att utveckla framöver.

-Det är nu det händer, avrundar Thomas. Och mitt råd till dem som idag sitter med en tungrodd pappershantering är att snabbt börja titta på detta. Exempelvis mikrofilm kommer högst sannolikt inte att finnas kvar om 2-3 år så här kan man komma att sitta i en teknisk rävsax om man inte passar sig. Comprima hjälper givetvis till om man vill…

-Hur var det då med namnet ”Comprima”? Vad kommer det ifrån…?

-Ja, det är en lite kul historia, skrattar Thomas. En tidigare delägare i bolaget höll vid sidan om på med att bygga swimmingpooler och hade en idé om komprimerade badrum, som han kallade Comprima. Så namnet är patenterat även om det idag inte handlar om vad det en gång var tänkt för. Men det där med ”komprimerat” passar ju precis lika bra för ett digitalt arkiv, eller hur?

Vill Du veta mer om Comprimas produkter inom digital arkivering och bygglovshantering, slå gärna en signal till Hans Holmqvist på telefon 073-344 75 69.

Bodens kommun tecknar långsiktigt avtal med Comprima

Under våren har Comprima levererat ett komplett system till Bodens kommun vilket innebär att ytterligare en kommun nu satsar på 100% digital hantering av sina bygglovsärenden. 

Både medborgarna och mäklarna kan nu lätt hitta och ladda ned sina fastighetsritningar från kommunens hemsida för att i nästa läge skicka in ett nytt bygglov i en e-tjänst. Vidare kan handläggarna direktarkivera avslutade ärenden till Comprimas digitala arkiv och direkt söka från ärendehanteringssystemet - EDP Vision – med en gemensam träfflista för de båda systemen. 

Comprima är av Riksarkivet och SKL ett godkänt e-Arkivsystem för långtidsbevaring av allmänna handlingar vilket innebär att tidigare behov av skanning och mikrofilmning av avslutade ärenden nu är ett minne blott. Förutom stora årliga besparingar ökar också kvalitén på de avslutade ärendena eftersom alla sökbegrepp automatiskt kommer med från ärendesystemet utan mänsklig inblandning. 

 

Comprima i samarbete med EDP Consult

 


En av Comprimas främsta samarbetsparters är EDP Consult som bland annat utvecklar IT-system för bygg- miljö- och ärendehantering, Va och avfall som idag används av över 90 % av landets kommuner. Comprima kompletterar EDPs system med e-arkivering och viewers och när kommunerna nu blir allt mer digitala finns här både tid och pengar att spara. Och givetvis också helt nya möjligheter att öka servicen till medborgarna.

Comprima träffar Anders Christensson, marknadschef hos EDP Consult på deras årliga användarmöte som den här gången hålls på Quality Hotel vid Friends Arena i Stockholm. Anders berättar mer än gärna om EDP, kunderna och produkterna.
-EDP började med ärendehantering, bygg- och miljöförvaltningssystem redan 1992 och nu håller vi som bäst på att rulla ut vår nya version VISION till alla våra kunder. Omkring 60 % är redan över på den nya Dotnet/SQL-baserade versionen och resten kommer över under de närmaste åren.
Som en ledande leverantör har EDP givetvis flera partners som integrerat sina lösningar till ärendehanteringssystemet och Comprimas e-arkiv är ett sådant exempel. Tillsammans har Comprima och EDP idag 30 gemensamma kunder och ungefär en ny tillkommer varje månad. Comprimas VD Hans Holmqvist berättar:
-Vårt system C-archive kopplas lätt ihop med EDPs verksamhetssystem. Kommunens medarbetare samlar sedan alla allmänna handlingar på ett ställe, från skannade- till vanliga dokument, ljud- och bildfiler, som sedan tillgängliggörs både internt inom kommunen, men också – om man vill – även för medborgarna. Exempelvis kan en effektiviserad arbetsprocess för bygglov spara mycket tid för kommunen när medborgarna själva kan söka upp sina ärenden över nätet – dygnet runt – och både komplettera och se vart deras ärende befinner sig i godkännandeprocessen.

Onödiga utgifter att spara in

När ärendena avslutats sker en direktarkivering i Comprimas e-arkiv, som är ett godkänt digitalt arkiv för långtidsbevaring av allmänna handlingar. Kommunerna slipper då skicka alla pappersdokument till skanning vilket inte bara är en direkt besparing utan också en avsevärd kvalitetshöjning då allt material nu också blir sökbart digitalt.
-Ett snabbt överslag har visat att digitaliseringen kostar ungefär 150.000 kronor om året för en genomsnittlig svensk kommun, säger Hans på Comprima. En direkt onödig utgift. För att inte tala om all den tid som går åt för kommunens anställda vad gäller att söka efter information. Här kan befintliga resurser i stället användas för mer kvalitativa uppgifter.
-EDPs ärendehanteringssystem och Comprimas digitala arkiv är nu helt integrerade, berättar Anders. Konkret innebär detta att när man arbetar med ett ärende i vårt ärendehanteringssystem EDP VISION så öppnas alla relaterade dokument både i vårt system och i C-archive. Behovet av att söka i olika system är alltså helt överbryggat.
Comprima Viewer spelar en annan central roll i samarbetet, ett system som tar den papperslösa hanteringen ännu ett steg längre. Här kan registratorn sätta en digital stämpel på alla inkommande dokument och slipper därmed onödiga utskrifter för ankomststämpling. Comprima Viewer används även för att mäta ytor, höjder och sträckor på digitala ritningar.
Både EDP och Comprima ser stor potential i trenden kring e-arkivering och effektivisering av de digitala processerna och tror att i stort sett alla kommuner kommer att arbeta på det här sättet inom ett par år.  
-Vi ser e-arkiv som en självklar modul till våra system, säger Anders. Och vi planerar just nu för fullt för en gemensam turné i landet tillsammans med Comprima där vi presenterar våra lösningar för framtidens kommunala IT och medborgarservice.

Även system för vatten- och avlopp

EDP har också fler produkter och tjänster på menyn och man är även en ledande leverantör inom system för vatten- och avfallshantering.
-Vi fokuserar på att utveckla kund- och verksamhetsanpassade produkter, säger Anders. Och just inom vatten- och avfallshantering har vi en hel del spännande lösningar som helt klart ligger i framkant. Exempelvis använder vi RFID-märkning av soptunnor som samlar loggar uppgifter om hämtning, vikt etc, vilket idag används av 1 000 sopbilar och i sin tur sparat både tid, pengar och mer exakt kravställning vid upphandling.

Huruvida Comprima och EDP kommer att hitta samarbeten även inom vatten- och avloppssystemen får framtiden utvisa. Men en sak är säker och det är att Comprimas lösningar och EDPs ärendehantering passar som hand i handske.
-Nu skall vi ut och berätta för våra kunder att just så är fallet, säger Anders leende. Och vi ser fram emot att jobba vidare med Comprima. 

Comprima är av Riksarkivet och SKL ett godkänt digitalt arkivsystem för långtidsbevaring av allmänna handlingar.

Luleå Kommun installerar Comprima

Luleå Kommun växer så det knakar och är på god väg att etablera sig som ett internationellt IT- center där bland annat Facebook nyligen startat sitt första europeiska datacenter. Kommunens miljö- och byggnadsförvaltning har inte varit sen att hänga på och just nu pågår ett projekt för att införa ett nytt verksamhetssystem med syfte att digitalisera bygglovsprocessen. Målsättningen är att inom kort vara en fullvärdig e-myndighet som erbjuder sina medborgare 24/7-service. En av leverantörerna är Comprima som står för e-arkiv och verktyg för att hantera digitala ritningar för granskning av bygglovshandlingar.

Vi ringer upp Anna Henriksson som är Miljö- och Bygglovschef på Luleå Kommun för att ställa några frågor om vad som händer just nu.

-Vi är mitt i projektet, berättar Anna. Vi håller som bäst på med kopplingarna till systemen Mitt bygge och Comprima. Verksamhetssystemet är på plats och vi hanterar redan inkommande ärenden i det.

Upphandlingen av de nya systemen gjordes för ett år sedan och valet föll då på leverantören EDP Consult som står för verksamhetssystemet Vision, dvs ärendehantering och diarieföring som bildar ryggraden i miljö- och byggnadsförvaltningens IT-stöd för ärendehantering. Man valde också Comprima för det digitala arkivet och bygglovshanteringen, en process som ställer speciella krav på funktionalitet. Anna berättar att man nu arbetar med att optimera arbetsprocesserna.

-Vårt övergripande mål är att vi kraftigt skall öka kvaliteten på vår ärendehantering samt ha tillgänglighet 24/7. Vi har ett politiskt uppdrag att skapa förutsättningar för 1500 nya bostäder till år 2018 eftersom det finns ett starkt intresse för att bygga nytt och utveckla kommunen.

Kommunikationen är viktigast

Med mycket på gång inom byggsektorn blir det självklart en ökad press på miljö- och byggnadsförvaltningen och under lång tid har man arbetat med att digitalisera bygglovshandlingar, gallrat och rensat och skannat för slutlig arkivering .

-När jag tidigare arbetade som bygglovschef insåg jag redan från första början att vi måste förnya oss. Jobbar vi digitalt kommer vi ha alla handlingar på ett ställe och man kan som handläggare nå allt elektroniskt. Kommunikationen kring ärenden underlättas, både hos oss inom kommunen och för sökanden och sakägare, dvs de som berörs av ett bygglov. Vårt mål är att förvaltningen skall ha en helt digital process för både bygglov och elektronisk arkivering inom två år.

Anna understryker att digital kommunikation, både internt inom kommunen och med ”kunderna”, dvs medborgarna är A och O vad det gäller att effektivisera.

-Vi har inspirerats en hel del av Skatteverket. De har ju varit något av en föregångare vad gäller den moderna myndigheten när det gäller att förenkla, öka tillgängligheten och dessutom jobba med transparens och öppenhet. Och inte minst bemötandet, det vill säga hur man på bästa sätt skall ta emot kunderna i en digital myndighetsroll, ett område som jag personligen känner väldigt starkt för.

Anna fortsätter med att berätta om systemen från Comprima, det vill säga e- arkivet och bygglovsprocessen.

-Vi är ännu bara i början. Det vi gör just nu är att koppla ihop systemen så vi kan registrera nya ärenden och använda den digitala stämplingsfunktionen som finns i Comprima, hantera bygglovsprocessen samt givetvis också avsluta och arkivera när allt är klart.

Det är mycket som kan hända i en bygglovsprocess, berättar Anna.

-I ett bygglov söker man ju för en ny byggnad eller en förändring av en befintlig byggnad. Är det då något som inte är klart eller avviker mot detaljplanen (vilket är det vi prövar bygglovet mot) behöver vi kunna kommunicera med de berörda parterna, exempelvis grannar eller annan part, t.ex. Trafikverket om det pågår en byggnad av väg eller järnväg.

Mäklare är en annan grupp som vi har mycket att göra med. De är ju hela tiden inne och säljer i vårt befintliga bostadsbestånd och vill kunna se planlösningen på ett hus eller se det senaste bygglovet, uppgifter som vi har i våra arkiv. Som det är nu får vi manuellt plocka ut handlingar ur arkivet, skriva ut dessa eller maila. Så småningom kommer vi med Comprimas system kunna tillgängliggöra arkivet över

nätet för alla inblandade. Mäklarna så väl som privatpersoner kan då själva söka fram vad de behöver, dygnet runt utan vår hjälp.

Anstormning av kommuner

-För alla parter handlar det om att förenkla och tillgängliggöra och att kunna se status för pågående ärenden, avslutar Anna. Varje gång det händer något nytt i handläggningen av ett bygglovsärende skulle de inblandade kunna få ett SMS eller ett mail. Idag får vi väldigt mycket samtal kring pågående ärenden och kan vi tillgängliggöra processen frigör vi vår egen tid och kan istället lägga resurser på annat. Som till exempel att jobba mer och snabbare med kvaliteten för varje ärende.

Medan projektet fortsätter hos Luleå Kommuns miljö- och byggnadsförvaltning meddelar Hans Holmqvist, VD på Comprima att mycket nytt är på gång.

-Vi ser en anstormning av kommuner som vill publicera bygglovshandlingar, ritningar till allmänheten för utökad medborgarservice, mäklare m.fl. Skövde kommun har genomfört mätningar och konstaterar att de flesta sökningar sker under kvällar och helger när medborgarna har tid att tänka på om-och-tillbyggnad av sina boenden samtidigt som den kommunala administrationen har helgledigt.

Det är en stor vinst för medborgarna som slipper ta av sin arbetstid till privata ärenden och att trycket på den kommunala administrationen minskar och i förlängningen får vi ett bättre och kostnadseffektivare samhälle.

I snitt är det en kommun i månaden som vill genomföra ett webpubliceringsprojekt. Comprima har levererat till fler än 10 kommuner och då finns det 280 kvar. Den direkta samhällsnyttan är påtaglig.

Vi har länge pratat om det papperslösa samhället men nu finns lösningarna som gör att det inte finns någon ursäkt. Som ett annat exempel meddelar ett av våra större universitet att utskriftsvolymen halverats under de senaste två åren vilket tydligt talar för att de nya generationerna inte tänker ”ta i ett papper” och vi måste tillsammans utveckla och modernisera samhället.