KUNDCASE

SKÖVDE KOMMUN
C-archive, C-viewer, C-web

Digital bygglovshantering ger ökad kapacitet och servicegrad

Läs mer

 

SKELLEFTEÅ KOMMUN
C-archive, C-viewer, C-web

100% Digital ärendehantering i en av Sveriges största kommuner

Läs mer

 

REGION SKÅNE
C-archive

Framtids- och lagsäkrad patientdata med C-archive

Läs mer

 

REGION KRONOBERG
C-archive

100 miljoner journaler tillgängliga via ett knapptryck

Läs mer

AKTUELLT

Är det möjligt att ha en IT-strategi i en föränderlig tid?

EDP Consult, tillsammans med Comprima, inbjuder till IT-strategiskt Forum där vi avser att sammanföra personer från Sveriges kommuner vars dagliga arbetsuppgift är att få det digitala samhället att fungera och bli hållbart. På aktiva halvdagsmöten diskuteras den digitala nutiden och framtiden för Sveriges kommuner. Vi utbyter erfarenheter, praktiska fall, framtida behov, tips och råd, slutsatser och förslag på lösningar.

Datum: 25 januari 2017
Plats: Stockholm (exakt plats/adress meddelas senare)

Vi bekräftar med tid och plats. Forumet är kostnadsfritt och vi bjuder på lunch.

Tiden för e-arkiv är nu!

 
-Det är främst verksamheten hos kommunerna som driver digitaliseringen och därmed försäljningen av e-arkiv, inte IT-avdelningarna eller arkivarierna”, säger Hans Holmqvist, VD på Comprima. ”Bygg- och miljölovsavdelningarna vill snabbt komma igång med digitala processer med ett e-arkiv för ritningar och dokument, tillgängligt för medborgare och mäklare över nätet.

-Det har ju pratats om e-arkiv i många år. Vad är det som driver detta just nu? Vad har fått proppen att gå ur?

-När allt succesivt digitaliseras måste man självklart ha ett digitalt arkiv på plats i kommunens infrastruktur, som en hörnsten i verksamheten. Kommuner såväl som företag och organisationer, behöver enkelt kunna lagra sina avslutade ärenden för att i nästa steg tillgängliggöra dessa för medborgarna. Det är det som händer nu, det vill säga att man får ut ritningsarkivet på hemsidan så vi medborgare kan logga in och hitta de handlingar som tillhör en viss fastighet. Slutarkivet har ju varit pappersbaserat i 300 år och där kan man ju trots allt ta det lite lugnt en stund till. Det är helt enkelt inte samma press på att ställa av äldre IT-system, exempelvis socialtjänstsystem, lägga in skolbetyg och så vidare. Men det kommer det också…

-Har 10-veckorsregeln för ett färdigt bygglov påverkan på detta?

-Det har det naturligtvis också. Mängder av nya byggprojekt runt om i landet och Internet i största allmänhet gör att man betraktar det som närmast självklart att kunna komma åt handlingar och information när man behöver. Det sätter press på den kommunala hanteringen när jag som medborgare vill veta var mina handlingar befinner sig i processen och när mitt bygglov blir klart. Att detta verkligen händer just nu bekräftas av det faktum att Comprima levererat femton e-arkiv bara i år.

-En av Comprimas produkter är ju en ritnings-Viewer. Hur kan bygglovshandläggarna effektivisera sitt arbeta med hjälp av den?

-Vår Viewer har blivit mäkta populär och närmast en självklarhet hos våra kunder. Bygglovshandläggarna kan mäta på digitala ritningar, zooma, ha flera ritningar uppe samtidigt, förändra filformat exempelvis från CAD-fil till PDF, skriva kommentarer och maila till den sökande, kanske med ett meddelande om att något måste ändras i ritningen, exempelvis att garaget måste flyttas några meter och så vidare. Comprima har utvecklat Viewern i samarbete med bygglovs- och miljöavdelningar för att handläggare och miljöinspektörer skall kunna jobba digitalt genom hela sin arbetsprocess.

-När man sedan som kommun vill lägga ut ritningsregistret på Internet kommer vi till webbpubliceringen. Här har vi snart passerat 20 kommuner som valt att publicera kommunens ritningsregister på sin webbsite. Här kan sedan mäklarna ladda hem ritningar, lägga in dem i prospektet på huset som de skall sälja, när som helst och utan att behöva kontakta kommunens handläggare. Kommuner som Lidköping-, Essunga-, Skara-, Landskrona-, Skövde- och Värmdö Kommun använder den funktionen idag.

-Comprimas senaste produkt är ju inloggning med Bank-ID, som släpps nu i november. En kort beskrivning? Vad kan man göra här?

-Med säker inloggning kan kommunen garantera att det bara är just jag som loggar in och tittar på mina handlingar, exempelvis mitt pågående bygglov. Säkerhet och sekretess är A och O och det finns ju mängder av regleringar kring personinformation – idag PUL och 2018 kommer EUs dataskyddsreform. Där är höga krav på att inte sprida personinformation felaktigt, ett ansvar som naturligtvis kommunerna måste lägga extra stor vikt vid.

-Vad ser du för potential här? Det här borde väl alla kommuner kunna erbjuda?

-Svaret är självklart ja. Men här har vi bara börjat. Säg att vi på Comprima idag har 60 kommuner som kunder och inom en nära framtid kommer ett 20-tal av dessa ha lagt ut sitt ritningsregister på sina hemsidor. En efter en kommer säkert dessa också att erbjuda Bank-ID-inloggningen.

-Om man befinner sig på ruta ett, hur snabbt kan en kommun komma igång med e-arkiv och digital bygglovshantering?

-Om vi tar en mindre eller medelstor kommun, med kanske en 15-30.000 innevånare, vilket borde motsvara den genomsnittliga kommunen i Sverige så skulle jag säga att man skannar sitt befintliga pappersarkiv på en 3-6 månader. Därefter installerar man Comprimas programvaror och kan vara igång på ungefär 9-12 månader. Och då menar jag från A till Ö. Från helt pappersbaserad till fullständigt digital hantering. Självklart också integrerat med ett ärendehanteringssystem. Det finns ju 290 kommuner i Sverige, och de flesta behöver ju ha det här i en eller annan form, låt säga inom max fem år!

Ännu fler kunder till Comprima

Ännu fler kunder har nu valt Comprima som sina strategiska verktyg inom e-arkiv och digital bygglovshantering. Hörby Kommun övergår från pappersarkivering till ett integrerat digitalt system från Comprima och EDP Consult. Alla avslutade ärenden arkiveras nu med en knapptryckning i ärendehanteringssystemet Vision, vilket möjliggör för medborgarna och mäklare att komma åt ritningar och dokument direkt via kommunens hemsida.

Region Kronoberg som använt Comprima som digitalt journalarkiv sedan 2005 har nu beslutat att också använda systemet som sitt slutarkiv och avställande av IT-system.

Vetlanda Kommun lägger ut sitt ritningsregister för allmänheten och mäklare och integrerar Comprima med EDP Vision för direktarkivering och sökning med gemensam träfflista på ärenden som både finns i ärendesystemet och i arkivet.

Marks Kommun har valt Comprimas molntjänst för att åstadkomma en bättre ordning i sina digitala arkiv. I lösningen ingår också webbpublicering av ritningsarkivet och Comprimas Viewer.

E-arkiv och bygglov i Skövde Kommun

Under nästan ett decennium har Skövde kommun arbetat med att utveckla sin ritnings- och bygglovshantering med hjälp av Comprimas e-arkiv och viewers - en lång resa som inneburit ny kunskap och erfarenheter samtidigt som man lyckats ligga helt i fas med digitaliseringen av Sveriges myndigheter.

-”Idag har vi stor nytta av vårt digitala ritningsarkiv”, berättar Susanne Johansson, verksamhetsutvecklare på Sektor Samhällsbyggnad i Skövde kommun. ”Många kunder använder sig nu dagligen av systemet, både mäklare, mindre entreprenörer och enskilda medborgare och alla är mycket nöjda.”

I Skövde kommuns e-arkiv lagras idag över 160 gigabyte bestående av 600.000 filer med bygglovsritningar ända tillbaka till 1850-talet, som dokumenterar allt från fasader, plan- och tekniska lösningar. Allt kan laddas ner som en digital kopia vilket i sin tur sparar många timmars arbete för just mäklare, som slipper springa upp till kommunens kontor för kopiera. Men också för den enskilde medborgaren som planerar en om- eller tillbyggnad hemma i huset. Allt kan nu skötas över nätet, när som helst på dygnet.

Skövde kommun har länge legat steget före och bygglov och ritningar är bara en av de många e-tjänster som kommunen idag erbjuder via sin webbsite. Här kan man också hitta tjänster inom barnomsorg, skola, idrott, bibliotek, sociala tjänster, trafik och infrastruktur. Och för den som innehar ett serveringstillstånd kan man till och med anmäla sin egen kryddning av snaps!page2image568
Åtta år med e-arkivering

-”Vi började 2008”, berättar Susanne. ”Det var då vi på Samhällsbyggnad köpte in Comprimas e-arkiv som en kommunlicens som ersatte en Access-databas. Två år senare började vi aktivt använda systemet i samband med att vi startade ett projekt för digitalisering av bygglovsprocessen. Men innan det hade vi redan mikrofilmat och skannat allt material.”

-”Då vi började på allvar, omkring år 2010, pratade man mycket om ”e-arkiv” i mer allmänna termer. Vi låg ganska långt före och beslutade oss då för att använda Comprima som ett permanent mellanlagringsarkiv till dess vi visste exakt vad vi skulle göra. Och än så länge är det ingen som tagit ställning för att göra något annat vilket visar att vi valde rätt väg redan från början.”

-Hur många använder e-arkivet idag?

-”Ritningsarkivet används av medborgarna. Internt på kommunen använder vi vårt verksamhetssystem från vilket våra handläggare söker i arkivet. För medborgarna visas bara det som vi bestämt skall visas men alla där ute kan logga på och söka fram det de behöver, förutsatt att de vet rätt fastighetsbeteckning förstås.”

Digitala skolbetyg

Sedan ungefär ett år tillbaka har man också lanserat en helt ny tjänst som även den använder sig av Comprima, en databas med digitala skolbetyg som Håkan Andersson, administratör och arkivansvarig hos Skövde kommun ansvarar för. Här kan man ladda ner en kopia på betyg som man fått i en skola i Skövde.

”Tidigare var vi tvungna att kopiera betyg för hand eller skanna och skicka som PDF-filer med e-mail eller som papperskopior med brev. Nu är processen helt digital och vi skannar betyg till Comprima och använder sedan e-tjänsten som åtkomstverktyg för medborgarna. Man kan fortfarande få papperskopior om man vill men trenden är tydlig: de flesta vill ha digitala kopior.”

-Tror Ni det finns det några säkerhetsrisker?

”Det finns inga säkerhetsrisker hos oss vad jag kan se, vi handhar bara de betygskopior som vi fått från skolorna. Det skulle i så fall vara om privatpersoner väljer att manipulera sina betyg med hjälp av en dator vilket vi inte kan råda över. Men det händer faktiskt att jag får samtal från företag som vill kolla upp att personer faktiskt har de här betygen, så det kan nog hända att en och annan försöker. Rutinerna har blivit lite annorlunda i en digital värld, avslutar Håkan.

-Hur har samarbetet med Comprima fungerat genom åren?

-”Det har varit väldigt bra”, säger Susanne. ”Framför allt skulle jag gärna vilja lyfta den tekniska kompetensen där vi jobbat väldigt bra tillsammans under åren.”

-Vad händer framöver?

-”Vi ser ju många möjligheter att använda e-arkivet som en integrerad del i vår e-tjänste-plattform och det är alltid något man kan bygga vidare på. Idag är ju alla också mer digitala än när vi började, en process som med all sannolikhet kommer att gå snabbare framöver, både hos oss och hos medborgarna. De flesta sköter ju kommunikationen med oss via sina datorer eller mobiltelefoner och papper blir allt mer sällsynt.”

Arbetet fortsätter både hos Skövde och hos mängder av kommuner runt om i Sverige. Vi på Comprima upplever att bara under det senaste året har e-arkivering och digitalisering av bygglovsprocessen skjutit fart ordentligt. Så skall man sammanfatta så kan man lugnt säga att det just nu är någonting på gång i landets 289 kommuner!

Comprima är av Riksarkivet och SKL ett godkänt digitalt arkivsystem för långtidsbevaring av allmänna handlingar. 

Nya affärer och nya kunder för Comprima

Fler och fler kunder väljer nu Comprima för sin digitala bygglovshantering och den här månaden välkomnar vi Örnsköldsviks, Kävlinge och Hedemora kommun som användare av vår Viewer.

Tyresö Kommun har nyligen installerat Comprimas e-Arkiv med integration till ByggReda, vilket förbättrar medborgarservicen genom publicering av ritningsarkivet över nätet för såväl medborgare som mäklare.

-Det är drag på marknaden. Både e-arkiv och digital bygglovshantering står på inköpslistan hos många, konstaterar Comprimas VD Hans Holmqvist. Och inom kort släpper vi också vår nya produkt för säker inloggning till vårt e-arkiv med Bank-ID.